電子帳簿保存法が2021年度に改正され 2022年1月から電子帳簿の保存方法に関する要件が変更されます。これにともない、フリーランス等の自営業者やシステム開発関連のエンジニアさんは、、ドタバタを余儀なくされる…かもしれません。
今回はそのあたりについて 考察してみたいと思います。
※参考サイトは最下部にまとめております。
目次
ざっくり言うと…
国税庁的には以下の説明になってますが、、
令和３年度の税制改正において「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律。以下「電子帳簿保存法」）の改正等が行われ（令和4年1月1日施行）、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しがなされました。
「電子帳簿保存法が改正されました」- 国税庁
ざっくり言うと「税務関連データの保存方法の見直し」です。
きっかけはクラウド会計とリモートワーク？
難しい文章はさておいて…きっかけは「クラウド会計の進化」とリモートワークのための「ペーパーレス化」に伴って、以前はプリンターで印刷して提出・保存していた税務関係書類を、今後は CSV や PDF などで作成・保存しても良いよ！ということのようで、ただし「データの保存はきちんとしておいてくれよ！」と念を押されている…って事のようです。
印刷物は無関係
対象は「電子帳簿」ですので、プリンター等で 印刷している帳票類 は今回は無関係です。従来通り保存しておきましょう。
廃止になること
以前は必要だった手続きが今回廃止になるものもあるようですが「やらなくて良いこと」は「考えなくて良いこと」なので…本記事では無視します。
気になること (1) ～ システム関係書類
今回改正されたことではないのですが、気になる文言を見つけたので 記載しておきます。
「システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること」
例えば「勘定奉行クラウド」というソフトウェアの使用に関しては、株式会社オービックビジネスコンサルタントが気にすれば良いことですが、システム開発会社として 特定の企業向けに販売管理システム／会計システムを開発・運用・保守している場合には、上記の「システム関係書類等」を備え付けておかなければならない…ということになります。
※国税庁の関係書類で、こういった用語が規定されているというのは…今後認識しておきたいところです。
気になること (2) … ダウンロード可能
今回の改正から「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること」という文言が追加されているようです。
つまり「税務調査にお邪魔したときには、その場で国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など）および国税関係書類（取引関係書類 … 見積書、発注書、請求書、契約書、領収書など）を「今すぐダウンロードして提示しなさい！」と言われたら、ダウンロードできるようなシステムにしておかなければいけないですよ！ … ということのようですね。
気になること (3) … ファイル検索
今回の改正から、電子帳簿の検索要件として「取引年月日、取引金額、取引先により検索できること」とあります。これはおそらく、税務調査で税務職員が「あやしい取引があるな…」とにらんだ場合「○年○月○日の売上明細を出しなさい！」とか「１億円以上の見積書を全部出しなさい！」とか「○○物産への請求書を出しなさい！」みたいな要求に答えられるようなファイル検索機能を用意しておきなさい！ということのようです。
請求書発行 Webシステムを開発・運用している場合
請求書はほとんどの場合 PDF ファイル で生成されていると思います。
一般的に考えられる運用としては…
まず クライアント様が 毎月の締め日に [締め処理] ボタンをクリックすると、Webシステムは エンドユーザー毎の “請求書 PDF” ファイルをサーバー内に生成し、同時に 件名「今月の請求額が確定しました」＋本文「請求書（PDF）の閲覧ページはこちら」…等の書かれた電子メールを送信し、エンドユーザーは任意のタイミングで それらの “請求書 PDF” を閲覧可能になる…というイメージが多いのではないかと思います。
ここで問題なのが「エンドユーザー毎の “請求書 PDF” ファイル」を「いつでもダウンロードできるようにしておきなさい！」ということと「それらを検索できるようにしておきなさい！」というところです…
入金反映の有無は？
請求書データが、単に「売上」を出力しているものの場合には 何度 “請求書 PDF” を作成（ダウンロード）し直しても 基本的には全く同じファイルが作成できるので問題ないのですが、このデータに “エンドユーザーからの入金を反映させる機能” が付いている場合には、請求額は時系列で変化することになり「いつでも（過去に遡って）請求書をダウンロードできる」ようにするためには、毎月の締め処理時にサーバー内に電子帳簿を別途保存しておく必要性が生じる…ということになります。
そのあたりの運用が曖昧になっているシステムがあるとすると…今回の税制改正できちんとすることになる改修作業の一つになりそうです。
保存場所は？
電子帳簿データの保存場所ですが… Webシステムのおかれているサーバー内に保存するのはおすすめではありません。なぜなら、Webサーバーという場所は 外部からの攻撃を最も受けやすい場所であって いつハッキング等の被害にあうかもしれない場所だからです。
大規模システムの場合には、Webサーバーから別サーバーへ データをバックアップ転送しておいた方が良いでしょうし、中小規模システムの場合には クライアント様のローカル環境に置けるようにしておくのが理想的ではないかと思います。そのためには、サーバー内の一時保存データを一括で（zip ファイル等に圧縮して）ダウンロードするような機能もあると喜ばれるのかもしれません。
このあたりも改修作業が発生しそうな箇所になるかと思います。
参考サイト
電子帳簿保存法が改正されました (PDF) – 国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
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